チャットツールを利用して業務改善するには

ビジネスチャットツールを使用するメリットとは

業務連絡用にメールを使用することはもう既にすっかり当たり前になりましたが、より即時性を得られるようにと新たに使用シーンが広がっているのがチャットツールです。

チャットソフトといえばインターネットがブロードバンドで使用できるようになった時期に流行をした「Microsoft Messenger」などが有名です。

その後スマホやタブレットが普及することにより、LineやSkypeなどの音声利用も可能なチャットツールサービスが多く登場してきました。

それらは個人の連絡用としてリリースされたものでしたが、業務用にも便利に使用ができることから、今では法人向けのプログラムとして特化したサービスも多く出てきました。

現在会社用として多く使用されているチャットツールとして「ChatWork(チャットワーク)」「Talknote(トークノート)」「ChatLuck(チャットラック)」「SMART Message(スマートメッセージ)」といったようなものがあります。

また日本ではまだ導入例は少ないですが、米国で最も勢いのあるチャットツール「Slack」も今後利用例が増えていくということが考えられます。

チャットツールの便利な点は、短い文章をすぐに送信することができるという点です。
メールのように一つ一つにタイトルをつける必要もなく、写真画像も簡単に添付して一つの画面で見ることができるので大変便利です。

電車やバスなど公共交通機関での移動中の空き時間を使って簡単に連絡ができるので、業務のスピード化や連絡確認の手間を大幅に削減することができます。

手軽さが逆に仕事を増やすことにも

しかし手軽に使用できるチャットツールだからこその問題も明るみに出てきました。
いつでもどこでも連絡ができるようになったことにより、担当者が帰宅をしてからも時間を選ばずに伝達事項が送信されるようになりました。

そのため社内のメールツールでのみ連絡をとっていたときよりも会社に拘束される力が強くなり、結果的に長時間労働や休日出勤が起こるようになってしまったのです。

しっかり休養をとろうと自分一人は就業時間外の連絡は読まないようにと決めていても、グループチャット機能で自分以外の人が仕事の話をしているとなると完全に無視をすることはできません。

まじめで責任感がある人ほど24時間ずっと仕事に拘束されることになり、それが精神的なプレッシャーとなって積み重なってしまいます。

社内でチャットツールによる業務改善をするなら、使用時間など一定のルールを作り、過剰に時間的拘束をしないように決めておくということが重要になってきます。

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