クラウドツールを導入すれば働き方は変わるのか

オフィスで導入が進むクラウドツール・サービス

オフィス業務におけるIT化の代表的存在がクラウドツールです。
クラウドツールは個人のPCで行っている作業をオンラインサーバーに保存するもので、それまではその都度伝達や受け渡しをしなければいけなかったデータを一元的に管理できるようになりました。

クラウドツールは無料で利用をすることができるものから、企業用に開発された特殊な機能を持つものまでさまざまで、企業それぞれの業務実態に応じて選んでいくことができます。

最も有名なクラウドツールと言えば、Googleアカウントで使用することができる「Google Drive」や、Apple製品全般で同じIDで使用できる「iCloud」などがあります。

代表的なサービスだけでも約500種類を超えるのがオフィス向けのクラウドツールなので、導入をする場合にもかなり幅広い選択肢から利用が可能です。

クラウドツールのメリットは、スマホやタブレットといったモバイル機器とPCを、一つの機種のように扱うことができるという気軽さです。

例えば現場の様子を伝えるために写真を撮るように指示された場合など、スマホで撮影をしてそのままクラウドツールにファイルを保存すれば、それがすぐに社内にいる人のPCから閲覧できるようになります。

導入をしている、またはしようと考えている企業の多くがこの一元的なスピーディさに最も期待をよせているようです。

なぜクラウドツールを道入しても仕事が減らないのか

しかし一方で便利なクラウドツールを使用しているにも関わらず、思うように仕事量が減らないという話もよく聞かれます。

中でもそれまで紙やFAXなどをベースにしたアナログな仕事をしていた部署で、かなり高い費用をかけて業務をまるごとクラウドツールに移行したにも関わらず、以前よりも仕事のスピードが変わらないといった話がよく聞かれます。

クラウドツールを導入したのに思うような結果が出ないというケースでまず考えられるのが、利用するスタッフの意識が変わっていないということです。

移行が間もない段階では、従来のやり方とクラウドツールとを並行して行うという二度手間状態になることもよくありますが、この移行期間がいつまでも終わらず、結局現場の仕事が二重に手間がかかってしまっているということもあるようです。

これはその職場のチームリーダーが内心では移行したくないと思っていたり、業務の中心的人物が従来の方法にこだわっていたりします。

クラウドツールの導入を成功させるためには、チームの一部ではなく全体のコンセンサスをとり、部署のリーダーが強い決意で導入を強行していくという姿勢が重要になります。

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